持ち出す場合の漏えい等の防止

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事業者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる必要があります。 「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、たとえ、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意する必要があります。

≪ ガイドラインの例示 ≫

  • 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用等が考えられる。なお、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従う。
  • 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては、封緘、目隠しシールの貼付を行うこと等が考えられる。

確認すべき点

特定個人情報を記載した書類は、クリアファイルや透明なケースへ入れて持ち運ばないようにします。外から簡単に盗み見られる状態にしないよう、封緘して持ち歩きましょう!

また、持出し時のルール化も大事になります。例えば車両で運搬する際に、車両駐車時に車両内に放置しないことや、特定個人情報ファイル又は記載された書類を持って目的地以外を経由しないなどの決まりを作ることです。リスクを最小限に抑える措置を行いましょう。

運搬ルールの策定

運搬ルールの策定

書類の封緘

書類の封緘

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