個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

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事業者は、個人番号取扱事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元できない手段で削除又は廃棄する必要があります。
また、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合や電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することや、削除・廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認することなどを検討する必要があります。

≪ ガイドラインの例示 ≫

  • 特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
  • 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等、復元不可能な手段を採用する。
  • 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
  • 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築する。
  • 個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定める。

確認すべき点

特定個人情報の記載された書類については、保管期限や保管期限経過後の廃棄手順などを明確にルール化する必要があります。保管場所や廃棄方法、廃棄後証拠書類の保管なども同様に定めるとよいでしょう。

また、PCなで個人情報を使用していた場合は、単純な削除作業ではデータが消えていない場合があるため、専用のデータ削除ソフトなどを利用するほか、PCのハードディスクを物理的に破壊するといった措置が必要となります。これも廃棄手順書を策定して、明確に定めましょう!

書類の廃棄

書類の廃棄

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